Privacy beleid

Achtergrond

Atletiekvereniging Fivelstreek dient als sportvereniging zorgvuldig met uw persoonsgegevens om te gaan. In dit Privacybeleid informeren we de leden van Atletiekvereniging Fivelstreek over hoe de vereniging dat denkt te doen.  

Wettelijk kader
Atletiekvereniging Fivelstreek beschikt over persoonsgegevens van haar leden en andere bij de vereniging. Deze gegevens hebben het doel om een ordelijke administratie van de vereniging te kunnen voeren en over de sportieve prestaties van de vereniging te kunnen communiceren. Het is soms noodzakelijk dat persoonsgegevens voor dit doel met derde partijen worden gedeeld. Atletiekvereniging Fivelstreek maakt met deze derden afspraken maken over de bescherming van uw persoonsgegevens. De vereniging zal in algemene zin bewaken dat uw persoonsgegevens niet voor andere doelen dan waarvoor zij verzameld zijn worden gebruikt. Het bestuur en commissieleden van Atletiekvereniging Fivelstreek spannen zich in om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Atletiekvereniging Fivelstreek spant zich in zich te houden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat Atletiekvereniging Fivelstreek in ieder geval: 
    • Uw persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, 
    • De verwerking van uw persoonsgegevens beperkt tot die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;  
    • U om uitdrukkelijke toestemming vraagt als deze nodig is voor de verwerking van uw  persoonsgegevens;  
    • Passende technische en organisatorische maatregelen neemt, zodat de beveiliging van uw  persoonsgegevens gewaarborgd is;  
    • Geen persoonsgegevens doorgeeft aan derden, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze worden verstrekt;  
    • Op de hoogte is van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop wijst en deze rechten 

Atletiekvereniging Fivelstreek is  verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van haar leden, leveranciers en sponsoren voor zover u deze aan de vereniging ter beschikking heeft gesteld.

Doel verwerking persoonsgegevens
  1. Atletiekvereniging Fivelstreek verwerkt de persoonsgegevens van leden, leveranciers of sponsoren.
    1. Persoonsgegevens van leden, deelnemers aan evenementen, leveranciers of sponsoren  worden door Atletiekvereniging Fivelstreek verwerkt met de volgende doelstelling:
      • Administratieve doeleinden; 
      • Communicatie over wat er gebeurt in de vereniging (nieuwsbrieven, kennisgevingen, e- mail);
      • Het versturen van uitnodigingen; 
      • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.
      • Het voldaan aan haar zorgvuldigheidsplicht.
    1. Grondslag voor deze verwerking van persoonsgegevens is de overeengekomen opdracht, dan  wel uitvoering van de overeenkomst;  
    2. Voor de bovenstaande doelstellingen verzamelt en verwerkt Atletiekvereniging Fivelstreek de  volgende persoonsgegevens:  
      • Voornaam en Achternaam en naam rechtspersoon;
      • Geboortedatum en geslacht; 
      • Adres/vestigingsadres, postcode en plaats;
      • Telefoonnummer;
      • E-mailadres;  
      • Bankrekeningnummer (naam en plaats rekeninghouder);
      • Akkoord met automatische incasso;  
      • Datum incassomachtiging;  
      • Onderdeel waar u lid wilt worden;
      • In geval van leden: Sport specifieke diploma’s/EHBO/BHV/AED;
      • Lidmaatschapsnummer;
      • Relevante medische informatie (bij leden).
  1. Uw persoonsgegevens worden door Atletiekvereniging Fivelstreek opgeslagen voor  bovengenoemde verwerkingen gedurende de looptijd van de overeenkomst, en daarna worden  persoonsgegevens maximaal 1 jaar en gegevens binnen de financiële administratie 7 jaar  bewaard.  
  1. Atletiekvereniging Fivelstreek verwerkt persoonsgegevens van geïnteresseerden in de diensten van  de vereniging en/of relaties.
    1. De persoonsgegevens van geïnteresseerden en relaties  worden door Atletiekvereniging  Fivelstreek verwerkt met als doel informatieverstrekking in de vorm van kennisgevingen en/of  gerichte contacten.  
    2. Grondslag voor deze verwerking van persoonsgegevens is mondelinge toestemming, afgifte  visitekaartje en/of bevestiging via een e-mail.  
    3. Voor het doel kan Atletiekvereniging Fivelstreek de volgende persoonsgegevens van u  verwerken:  
      • Voornaam en achternaam en/of naam onderneming;
      • Adres, postcode en woonplaats;
      • Telefoonnummer;
      • E-mailadres;
    4. De  in c genoemde persoonsgegevens worden door Atletiekvereniging Fivelstreek opgeslagen  ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode gedurende dat u beschouwd  wordt als een geïnteresseerde en/of relatie.  
  2. Atletiekvereniging Fivelstreek verwerkt persoonsgegevens van medewerkers die zij inhuurt. 
    1. De persoonsgegevens van medewerkers en inhuurkrachten worden door Atletiekvereniging  Fivelstreek met als doel om uitvoering te geven aan een arbeidsovereenkomst of  inhuurcontract.  
    2. Grondslag voor deze verwerking van persoonsgegevens is de arbeidsovereenkomst of het inhuurcontract.  
    3. Voor de bovenstaande doelstelling kan Atletiekvereniging Fivelstreek de volgende  persoonsgegevens van u vragen en verweken:
      • Voornaam en achternaam;
      • Geboortedatum;
      • Kopie legitimatiebewijs;
      • Adres, postcode en woonplaats;
      • Bankrekeningnummer;
      • Telefoonnummer;
      • E-mailadres;
      • Sport specifieke diploma’s/EHBO/BHV/AED;  
      • Sport specifieke ervaring. 

De hiervoor genoemde persoonsgegevens worden door Atletiekvereniging Fivelstreek opgeslagen  ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode dat men een  arbeidsovereenkomst of inhuurcontract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor 7  jaar.

Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat met de pagina’s van een websites wordt meegestuurd en door de browser op een computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. Atletiekvereniging Fivelstreek gebruikt cookies om meer service te bieden bij het bezoeken van haar website, die daardoor eenvoudiger wordt in gebruik. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat u ingelogd kunt blijven op de website of dat uw voorkeuren, zoals taalinstellingen, worden onthouden. Atletiekvereniging Fivelstreek kan door het gebruik van cookies zien hoe vaak haar website - en welke pagina’s - door bezoekers worden bekeken.   Voor het plaatsen van bepaalde cookies moet u eerst toestemming te geven, voordat deze cookies mogen worden gebruikt. Deze toestemming is niet nodig indien en voor zover het technisch noodzakelijke (functionele) cookies en analytische cookies betreft, in de zin van de toepasselijke wetgeving, zoals artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet en de ePrivacy Verordening. U kunt uw toestemming voor cookies altijd weer intrekken, door uw internetinstellingen te wijzigen. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de Help-functie van uw browser.

Verstrekking gegevens aan derden
  1. De gegevens die u aan Atletiekvereniging Fivelstreek verstrekt, kunnen met derde partijen worden gedeeld als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
  2. Zo maakt Atletiekvereniging Fivelstreek op dit moment gebruik van een derde partij voor:
    • Software voor de uitvoering van automatische incasso;
    • Het beheer van de website (uitbesteed aan Landstra & De Groot);
    • De software ten behoeve van verenigingsadministratie en website;
    • Software voor de inschrijving van de Zeemijlenloop Delfzijl;
    • Verwerking van de uitslagen van de Zeemijlenloop Delfzijl.
  1. Atletiekvereniging Fivelstreek verstrekt geen persoonsgegevens aan andere partijen waarmee geen verwerkersovereenkomst afgesloten is. Met deze partijen (verwerkers) worden afspraken gemaakt om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zal Atletiekvereniging Fivelstreek de door u verstrekte gegevens niet met andere partijen delen, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Ook kan de vereniging persoonsgegevens delen met derden indien u de vereniging hier schriftelijk toestemming voor geeft.
  2. Atletiekvereniging Fivelstreek verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
  3. Atletiekvereniging Fivelstreek verstrekt alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. 
  4. Atletiekvereniging Fivelstreek bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
  5. Atletiekvereniging Fivelstreek neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zoals:
    • Alle personen die namens Atletiekvereniging Fivelstreek van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
    • Atletiekvereniging Fivelstreek maakt gebruik van gebruikersnamen en wachtwoorden op haar systemen;
    • Atletiekvereniging Fivelstreek maakt back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
    • Atletiekvereniging Fivelstreek test en evalueert deze maatregelen regelmatig;
    • De vrijwilligers en medewerkers van Atletiekvereniging Fivelstreek zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Toegang tot persoonsgegevens
  1. Binnen de vereniging hebben de volgende functionarissen toegang tot een of meerdere gedeelte van uw persoonsgegevens:
  2. De voorzitter;
  3. De penningsmeester
  4. De secretaris;
  5. Overige bestuursleden;
  6. Trainers coördinatoren;
  7. Vrijwilligers coördinatoren;
  8. Trainers;
  9. Ledenadministratie
  10. Coördinator Run van Winschoten;
  11. Inschrijfbureau diverse evenementen
  12. Sponsormedewerkers;
  1. Tot de namen van de leden hebben toegang de functionarissen genoemd onder a, b, c, e, f, g, h en i.
  2. Tot het mailadres van de leden hebben toegang de functionarissen genoemd onder a, b, c, e, f, g en h.
  3. Tot de relevante medische informatie van leden hebben toegang de functionarissen genoemd onder e en g.
  4. Tot het telefoonnummer van de leden hebben toegang de functionarissen genoemd onder a, b, c, e g en h.
  5. Tot het adres van de leden hebben toegang de functionarissen onder a, b, c en h.
  6. Tot de persoonsgegevens van leveranciers en relaties hebben toegang de functionarissen genoemd onder a, b, c en d.
  7. Tot de geboortedatum van de leden hebben toegang de functionarissen genoemd onder a, b, c en h.
  8. Tot de persoonsgegevens van sponsoren hebben toegang de functionarissen genoemd onder a, b, c, d en k.
  9. Tot de persoonsgegevens van deelnemers aan evenementen hebben toegang de functionarissen onder j.
  10. De functionarissen onder d hebben toegang tot hiervoor genoemde persoonsgegevens indien zij een taak van de onder 2 t/m 6 genoemde functionarissen waarnemen of overgedragen krijgen.
Rechten
  1. U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die Atletiekvereniging Fivelstreek van u ontvangen heeft. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Atletiekvereniging Fivelstreek kan u vragen om u te legitimeren voordat gehoor kan worden gegeven aan voornoemde verzoeken. Indien Atletiekvereniging Fivelstreek uw persoonsgegevens verwerkt op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
  2. Bij klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover contact met het bestuur op te nemen. Het bestuur probeert dan in met u tot een oplossing te komen. U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen

Het bestuur van Atletiekvereniging Fivelstreek is bevoegd om het Privacybeleid te wijzigen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar wettelijke taak of er binnen de vereniging organisatorische wijzigingen voordoen die een verandering van het beleid noodzakelijk maakt.

Sponsoren